화면에서는 멀쩡한 표가 인쇄하면 오른쪽이 잘리거나, 한 장이면 될 것이 다섯 장으로 나뉘어 나오는 경우가 있습니다. 엑셀 인쇄 설정만 제대로 잡아두면 종이 낭비와 재인쇄를 크게 줄일 수 있습니다.
엑셀 인쇄는 몇 가지 설정만 알면 대부분 해결됩니다.
엑셀 인쇄 설정, 먼저 미리보기부터
Ctrl + P를 누르면 인쇄 화면이 뜨고 오른쪽에 미리보기가 나옵니다. 아래쪽에 총 몇 페이지인지도 표시됩니다.
인쇄 버튼을 누르기 전에 여기서 확인하는 습관만 들여도 종이 낭비가 크게 줄어듭니다. 대부분의 설정도 이 화면 왼쪽에서 바로 조절할 수 있습니다.
1. 한 페이지에 맞추기
가장 자주 쓰게 되는 기능입니다. 인쇄 화면 아래쪽의 배율 설정에서 고를 수 있습니다.
- 한 페이지에 시트 맞추기 — 전체를 한 장에 욱여넣습니다. 표가 크면 글씨가 너무 작아집니다
- 한 페이지에 모든 열 맞추기 — 가로만 맞추고 세로는 여러 장으로 나눕니다. 실무에서 가장 유용한 옵션입니다
- 한 페이지에 모든 행 맞추기 — 세로만 맞춥니다
오른쪽이 잘리는 문제는 대개 두 번째 옵션으로 해결됩니다.
2. 인쇄 영역 지정
시트에 메모나 작업용 데이터가 옆에 있으면 그것까지 인쇄됩니다. 필요한 부분만 지정할 수 있습니다.
인쇄할 범위를 선택하고 페이지 레이아웃 탭에서 인쇄 영역을 설정하면 됩니다. 한 번 지정하면 저장되니 매번 할 필요는 없습니다.
해제하려면 같은 메뉴에서 인쇄 영역 해제를 누르면 됩니다.
3. 제목 행 반복하기
여러 장으로 인쇄될 때 둘째 장부터 항목 이름이 안 나와서 무슨 열인지 알 수 없는 경우가 있습니다.
페이지 레이아웃 탭의 인쇄 제목에서 반복할 행을 지정하면 모든 페이지 위쪽에 제목 행이 들어갑니다. 자료를 여러 장 출력할 일이 많다면 꼭 설정해 두세요.
4. 페이지 나누기 조정
엑셀이 자동으로 자르는 위치가 애매할 때가 있습니다. 항목 중간에서 잘려서 보기 어색한 경우죠.
보기 탭에서 페이지 나누기 미리 보기를 선택하면 파란 선으로 잘리는 위치가 표시됩니다. 이 선을 마우스로 끌어서 옮길 수 있습니다. 원하는 지점에서 페이지가 나뉘도록 조정하면 됩니다.
5. 여백과 방향
열이 많은 표라면 용지 방향을 가로로 바꾸는 것만으로 해결되는 경우가 많습니다. 인쇄 화면에서 세로 방향을 가로 방향으로 바꿔보세요.
여백을 좁게로 설정하면 담기는 내용이 늘어납니다. 인쇄 화면의 여백 항목에서 고를 수 있습니다.
표를 종이 가운데에 놓고 싶다면 페이지 설정에서 여백 탭을 열고 페이지 가운데 맞춤을 체크하세요. 보고서용 출력물이 훨씬 단정해 보입니다.
엑셀 인쇄 설정 순서대로 정리하면
- Ctrl + P로 미리보기 확인
- 가로가 잘리면 → 용지 방향 가로 또는 모든 열 맞추기
- 불필요한 부분이 나오면 → 인쇄 영역 지정
- 여러 장이면 → 제목 행 반복 설정
- 자르는 위치가 어색하면 → 페이지 나누기 미리 보기에서 조정
인쇄 자체가 안 된다면 설정이 아니라 프린터 연결 문제일 수 있습니다. 프린터 오프라인 해결 방법을 확인해 보세요. 이 순서로 확인하면 대부분 한 번에 원하는 결과가 나옵니다. 인쇄 버튼을 누르기 전에 미리보기를 확인하는 것, 이것만 습관이 되어도 절반은 해결됩니다.
보고서용 엑셀 인쇄 설정
머리글과 바닥글 넣기
페이지 번호나 인쇄 날짜를 넣으면 문서가 정돈되어 보입니다.
페이지 레이아웃 탭의 페이지 설정에서 머리글/바닥글 탭을 열면 됩니다. 미리 준비된 형식을 고를 수도 있고, 직접 편집해서 회사명이나 문서 제목을 넣을 수도 있습니다.
여러 장짜리 자료라면 “1/5” 형태의 페이지 번호를 넣으시길 권합니다. 받는 사람이 빠진 장이 없는지 확인할 수 있습니다.
눈금선 인쇄하기
화면에 보이는 회색 격자는 기본적으로 인쇄되지 않습니다. 테두리를 따로 지정해야 선이 나옵니다.
간단하게 처리하려면 페이지 레이아웃 탭의 눈금선 항목에서 인쇄에 체크하면 됩니다. 다만 모든 셀에 똑같은 연한 선이 그려져서 격식 있는 문서에는 어울리지 않습니다.
보고서라면 Ctrl+1로 셀 서식을 열어 필요한 곳에만 테두리를 지정하는 게 보기 좋습니다.
행 번호와 열 문자 인쇄
검토용으로 출력할 때는 A, B, C와 1, 2, 3이 함께 나오면 편합니다. “C열 15행을 고쳐주세요”라고 소통할 수 있으니까요.
페이지 레이아웃의 제목 항목에서 인쇄에 체크하면 됩니다.
엑셀 인쇄 설정 흔한 문제 해결
빈 페이지가 같이 나옴
데이터는 20행까지인데 인쇄하면 빈 페이지가 여러 장 나오는 경우입니다.
예전에 아래쪽이나 오른쪽에 뭔가 입력했다 지운 흔적이 남아 있어서입니다. Ctrl+End를 눌러보면 커서가 엉뚱하게 멀리 갑니다.
해결하려면 데이터 아래쪽 행 전체를 선택해 삭제하고, 오른쪽 열도 같은 방식으로 지운 뒤 저장하고 파일을 다시 열면 됩니다. 저장해야 반영됩니다.
색이 인쇄되지 않음
페이지 설정의 시트 탭에 흑백으로 옵션이 켜져 있는지 확인하세요. 또는 프린터 자체 설정에서 흑백 인쇄로 되어 있을 수 있습니다.
글씨가 너무 작게 나옴
“한 페이지에 시트 맞추기”를 선택하면 엑셀이 무리해서 축소합니다. 20% 수준까지 줄어들면 읽을 수가 없습니다.
이럴 때는 여러 장으로 나누는 게 맞습니다. 가로만 맞추고 세로는 넘기거나, 아예 용지를 A3로 바꾸는 것도 방법입니다.
배율 표시가 70% 아래로 내려간다면 읽기 어려워지는 구간이라고 보시면 됩니다.
엑셀 인쇄 설정은 한 번 제대로 맞춰두면 그다음부터는 인쇄 미리보기만 확인하고 바로 출력해도 됩니다. 표 구조가 자주 바뀌는 파일이라면 인쇄 영역과 반복할 행을 다시 확인하는 습관을 들이세요.
더 다양한 인쇄 옵션이 궁금하다면 마이크로소프트 엑셀 공식 지원 센터에서 확인할 수 있습니다.