프린터 오프라인 표시는 인쇄를 누르려는데 뜨는 경우가 있습니다. 전원도 켜져 있고 어제까지 멀쩡히 됐는데 갑자기 이러면 당황스럽죠.
대부분은 프린터가 고장 난 게 아니라 컴퓨터와 프린터 사이의 연결 상태를 윈도우가 잘못 인식한 것입니다. 아래 순서대로 확인하시면 대개 해결됩니다. 위쪽 방법일수록 간단하고 성공률이 높으니 순서대로 시도해 보세요.
1. 프린터 오프라인, 전원과 케이블부터 확인하기
기본이지만 가장 자주 놓치는 부분입니다.
- 프린터 전원 버튼에 불이 들어와 있는지 확인
- USB 연결이라면 케이블 양쪽 끝을 뽑았다가 다시 꽂기
- USB 허브를 거치고 있다면 본체에 직접 연결해 보기
- 무선 연결이라면 프린터 화면에 와이파이 아이콘이 떠 있는지 확인
무선 프린터인데 아예 네트워크가 잡히지 않는다면 와이파이가 연결되는데 인터넷이 안 될 때를 먼저 확인해 보세요. 프린터에 오류 램프가 깜빡이고 있다면 용지 걸림이나 잉크 문제일 수 있습니다. 그 경우 프린터 화면의 안내를 먼저 따르세요.
2. “프린터를 오프라인으로 사용” 설정 해제하기
윈도우에는 프린터를 일부러 오프라인으로 만드는 설정이 있습니다. 어쩌다 켜지면 프린터가 정상이어도 오프라인으로 표시됩니다.
윈도우 11은 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너로 들어가서 문제가 되는 프린터를 선택한 뒤 인쇄 대기열을 엽니다. 윈도우 10은 설정 → 장치 → 프린터 및 스캐너 경로입니다.
대기열 창이 열리면 상단의 프린터 메뉴에서 “프린터를 오프라인으로 사용” 항목을 찾아 체크를 해제하시면 됩니다. 윈도우 버전과 빌드에 따라 메뉴 이름이 조금씩 다를 수 있으니 비슷한 표현을 찾으시면 됩니다.
체크가 회색으로 비활성화되어 있다면 프린터와의 통신 자체가 안 되는 상태입니다. 다음 단계로 넘어가세요.
3. 인쇄 대기열 비우기
인쇄가 실패한 작업이 대기열에 쌓여 있으면 이후 작업이 모두 막힙니다. 앞서 열었던 인쇄 대기열 창에서 남아 있는 문서를 모두 취소하세요. 개별 문서를 오른쪽 클릭해 취소하거나, 프린터 메뉴의 “모든 문서 취소”를 쓰면 한번에 정리됩니다.
취소를 눌러도 문서가 사라지지 않고 “삭제 중”에 머물러 있다면 다음 방법을 쓰셔야 합니다.
4. 인쇄 스풀러 서비스 재시작하기
스풀러는 인쇄 작업을 순서대로 줄 세우고 프린터에 넘기는 윈도우 서비스입니다. 이게 멈추면 프린터가 멀쩡해도 오프라인으로 보입니다. 대기열이 안 지워질 때도 이 방법이 효과적입니다.
- 키보드에서 윈도우 키 + R을 누릅니다
- services.msc를 입력하고 엔터
- 목록에서 Print Spooler를 찾습니다 (한글판은 인쇄 스풀러)
- 마우스 오른쪽 클릭 후 다시 시작 선택
다시 시작이 회색이라면 서비스가 멈춰 있다는 뜻이니 시작을 누르시면 됩니다. 재시작 후 프린터 상태를 다시 확인해 보세요.
5. 프린터 IP 주소가 바뀌었는지 확인하기
무선이나 네트워크 프린터에서 가장 흔한 원인입니다. 공유기가 재부팅되면서 프린터에 새 IP 주소를 배정했는데, 컴퓨터는 예전 주소로 계속 찾고 있는 상황입니다. 전날까지 멀쩡하다 갑자기 안 되는 경우의 상당수가 이것입니다.
프린터 본체 화면에서 네트워크 설정을 열어 현재 IP 주소를 확인하세요. 그다음 컴퓨터에서 제어판의 장치 및 프린터로 들어가, 프린터 속성의 포트 탭에서 등록된 주소와 비교해 보세요. 두 값이 다르다면 그게 원인입니다.
근본적인 해결책은 프린터에 고정 IP를 지정하는 것입니다. 공유기 설정에서 프린터의 MAC 주소에 특정 IP를 고정 할당해 두면, 공유기를 재부팅해도 주소가 바뀌지 않아 이 문제가 재발하지 않습니다. 사무실에서 공용 프린터를 쓴다면 처음부터 고정 IP로 잡아두는 게 좋습니다.
6. 기본 프린터 설정 확인하기
프린터가 여러 대 등록된 환경에서 자주 생기는 문제입니다. PDF 가상 프린터나 OneNote 같은 항목까지 섞이면 목록이 길어지면서 엉뚱한 장치로 인쇄가 걸리기 쉽습니다.
프린터 및 스캐너 화면에서 실제 사용하는 프린터가 “기본값”으로 표시되어 있는지 확인하세요. 아니라면 해당 프린터를 선택해 기본값으로 지정하면 됩니다.
같은 화면 아래쪽 프린터 기본 설정 영역에 Windows에서 내 기본 프린터를 관리할 수 있도록 허용이라는 항목이 있습니다. 이게 켜져 있으면 윈도우가 마지막에 사용한 프린터를 자동으로 기본값으로 바꿉니다. 편해 보이지만 프린터가 여러 대인 환경에선 오히려 혼란을 주니, 꺼두는 것을 권합니다.
최근 윈도우 11에는 Windows 보호 인쇄 모드라는 기능도 생겼습니다. 보안을 높이는 기능이지만 이걸 켜면 구형 드라이버를 쓰는 일부 프린터가 안 잡힐 수 있습니다. 오래된 모델을 쓰고 계시고 갑자기 연결이 끊겼다면 이 설정을 한번 의심해 볼 만합니다.
7. 프린터 삭제 후 다시 등록하기
앞의 방법이 모두 안 통했다면 등록 정보 자체가 손상됐을 가능성이 있습니다. 프린터 및 스캐너에서 해당 프린터를 제거하고, 컴퓨터를 재시작한 뒤 장치 추가로 다시 등록하세요.
목록에 안 나타나면 수동으로 추가하는 옵션을 통해 IP 주소를 직접 입력하거나, 제조사 홈페이지에서 해당 모델의 최신 드라이버를 받아 설치하시면 됩니다. 국내 프린터는 제조사 사이트의 고객지원 메뉴에서 모델명으로 검색하면 찾을 수 있습니다.
그래도 안 될 때
- 다른 컴퓨터에서는 인쇄가 되는가 — 된다면 프린터가 아니라 그 컴퓨터의 문제입니다
- 프린터 완전 재시작 — 전원 코드를 뽑고 30초 기다린 뒤 다시 연결
- 공유기 재부팅 — 무선 프린터라면 의외로 이것만으로 해결되는 경우가 많습니다
- 윈도우 업데이트 직후라면 — 드라이버 호환 문제일 수 있으니 제조사 최신 드라이버 확인
정리
프린터 오프라인 문제는 대부분 하드웨어 고장이 아닙니다. 순서대로 정리하면 이렇습니다.
- 전원·케이블·와이파이 확인
- 오프라인으로 사용 설정 해제
- 인쇄 대기열 비우기
- 인쇄 스풀러 재시작
- IP 주소 일치 여부 확인
- 기본 프린터 설정 확인
- 프린터 삭제 후 재등록
경험상 4번과 5번에서 가장 많이 해결됩니다. 시간이 없을 때는 이 두 가지부터 시도해 보세요. 윈도우 버전에 따라 메뉴 이름은 조금씩 다를 수 있지만 확인해야 할 항목 자체는 동일합니다.
자주 묻는 질문
어제까지 됐는데 오늘 갑자기 안 됩니다
이 패턴이면 IP 주소 변경이거나 스풀러 문제일 확률이 높습니다. 밤사이 공유기가 재부팅됐거나, 정전이 있었거나, 윈도우 업데이트가 설치됐는지 떠올려 보세요. 셋 중 하나에 해당한다면 원인은 거기 있습니다.
반대로 아무 일도 없었는데 그렇다면 스풀러 서비스가 멈춘 경우가 많습니다. 4번 방법부터 시도해 보세요.
프린터가 목록에 두 개로 보입니다
같은 프린터가 “복사본 1” 같은 이름으로 하나 더 생기는 경우가 있습니다. 드라이버를 재설치하거나 USB 포트를 바꿔 꽂았을 때 생깁니다.
이럴 때는 실제로 인쇄가 되는 쪽을 확인한 뒤 나머지를 제거하면 됩니다. 어느 쪽인지 모르겠다면 각각에 테스트 페이지를 인쇄해 보세요. 프린터 속성 창의 일반 탭에 테스트 페이지 인쇄 버튼이 있습니다.
인쇄는 되는데 백지로 나옵니다
이건 프린터 오프라인 문제가 아니라 소모품 문제입니다. 잉크나 토너가 떨어졌거나, 카트리지 보호 테이프를 안 뗐거나, 드럼이 수명을 다한 경우입니다.
레이저 프린터라면 토너를 꺼내 좌우로 살살 흔든 뒤 다시 넣어보세요. 남은 토너가 한쪽으로 쏠려 있었다면 이것만으로 몇 십 장은 더 뽑을 수 있습니다.
사무실 공용 프린터인데 저만 안 됩니다
다른 사람은 되는데 내 컴퓨터만 안 된다면 공유 프린터 연결이 끊긴 것입니다. 프린터를 공유하는 컴퓨터가 꺼져 있거나, 그 컴퓨터의 IP가 바뀌었거나, 네트워크 자격 증명이 만료된 경우입니다.
프린터를 제거하고 다시 추가할 때 서버 이름 대신 IP 주소로 연결하면 더 안정적입니다. 서버 컴퓨터 이름은 바뀔 수 있지만 고정 IP는 잘 바뀌지 않으니까요.
예방하는 방법
프린터 오프라인 문제가 반복된다면 아래 두 가지를 해두시면 재발이 크게 줄어듭니다.
고정 IP 지정. 앞서 설명한 것처럼 공유기에서 프린터에 IP를 고정 할당해 두세요. 무선 프린터 문제의 절반 이상이 이걸로 사라집니다. 공유기 관리 페이지에 접속해 DHCP 설정이나 주소 예약 메뉴를 찾으면 됩니다.
절전 모드 설정 조정. 프린터가 절전 모드로 들어가면 네트워크 응답을 멈추는 모델이 있습니다. 프린터 설정에서 절전 진입 시간을 늘리거나, 사무실 프린터라면 아예 꺼두는 것도 방법입니다. 전기료보다 업무 중단이 더 비쌉니다.
마무리
프린터 오프라인 문제는 대부분 케이블, 오프라인 설정, 드라이버 순서로 확인하면 해결됩니다. 무선 프린터라면 고정 IP를 지정해두는 것이 재발을 막는 가장 효과적인 방법입니다.
제조사별 프린터 문제 해결 가이드는 HP 공식 고객센터와 같은 제조사 지원 페이지에서 확인할 수 있습니다.