파일을 공유했는데 상대방이 “권한이 없다”고 하거나, 반대로 공유 범위를 너무 넓게 열어두는 경우가 있습니다. 구글 드라이브 공유는 개념만 잡으면 간단합니다.
두 가지 공유 방식
구글 드라이브 공유는 크게 두 가지 방식으로 나뉩니다.
사람 지정 방식은 특정 계정에만 권한을 주는 것입니다. 상대방 이메일 주소를 입력하면 그 사람만 접근할 수 있습니다. 가장 안전한 방식입니다.
링크 방식은 주소를 아는 사람이면 누구나 열 수 있게 하는 것입니다. 여러 명에게 빠르게 배포할 때 편하지만, 링크가 유출되면 통제가 안 됩니다.
권한의 세 단계
어느 방식이든 권한을 세 가지 중에 고릅니다.
- 뷰어 — 보기만 가능. 수정도 댓글도 안 됩니다
- 댓글 작성자 — 보고 댓글은 달 수 있지만 내용은 못 고칩니다. 검토를 요청할 때 적합합니다
- 편집자 — 내용을 고칠 수 있습니다. 공유 설정도 바꿀 수 있으니 주의가 필요합니다
많은 분들이 습관적으로 편집자를 주는데, 편집자는 다른 사람을 초대할 수도 있습니다. 꼭 필요한 경우가 아니면 뷰어나 댓글 작성자로 충분합니다.
구글 드라이브 공유 시 자주 생기는 문제
“접근 권한이 필요합니다”가 뜨는 경우
대부분 상대방이 다른 계정으로 로그인되어 있어서입니다. 회사 계정과 개인 계정을 둘 다 쓰는 사람에게 흔히 생깁니다. 어느 계정으로 보길 원하는지 확인하고 그 주소로 다시 초대하면 됩니다.
폴더 안 파일이 안 보이는 경우
폴더를 공유하면 그 안의 파일도 함께 공유됩니다. 그런데 나중에 폴더에 넣은 파일이 이전에 다른 곳에서 개별 설정된 상태라면 예상과 다르게 동작할 수 있습니다. 파일 하나가 안 보인다면 그 파일의 공유 설정을 직접 확인해 보세요.
안전하게 쓰는 요령
기한을 정할 수 있습니다. 공유 설정에서 특정 사용자의 권한에 만료일을 지정하면 그날 이후 자동으로 접근이 차단됩니다. 외부 협력사와 일할 때 유용합니다.
다운로드와 복사를 막을 수 있습니다. 뷰어에게 파일을 보여주되 저장은 못 하게 하는 옵션이 있습니다. 완벽한 보안은 아니지만(화면 캡처는 막을 수 없으니) 무심코 퍼지는 건 줄일 수 있습니다.
주기적으로 정리하세요. 드라이브에서 공유 중인 항목 목록을 볼 수 있습니다. 퇴사한 사람이나 끝난 프로젝트의 권한이 계속 살아 있는 경우가 의외로 많습니다.
정리
구글 드라이브 공유의 기본 원칙은 필요한 사람에게, 필요한 만큼만입니다. 링크 공개는 정말 공개해도 되는 자료에만 쓰고, 편집 권한은 실제로 고쳐야 하는 사람에게만 주세요.
일정 관리까지 함께 정리하고 싶다면 구글 캘린더 알림 설정을 참고하세요. 중요한 파일이라면 공유와 별개로 백업을 따로 해두는 것도 잊지 마세요. 개인정보나 대외비가 담긴 파일이라면 링크 공유는 피하시는 게 좋습니다. 한 번 퍼진 링크는 회수하기 어렵습니다.
상황별 구글 드라이브 공유 권장 설정
거래처에 견적서 보내기
상대방 메일 주소를 지정해 뷰어 권한으로 공유하세요. 다운로드 금지 옵션을 켜두면 더 안전합니다.
기한을 정해두는 것도 좋습니다. 견적 유효기간이 지나면 자동으로 접근이 차단되도록 설정할 수 있습니다.
팀원과 문서 함께 작성
이때는 편집자 권한이 필요합니다. 다만 편집자는 다른 사람을 초대할 수도 있으니, 외부인이 섞인 프로젝트라면 주의하세요.
공유 설정의 톱니바퀴 아이콘을 누르면 편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있음 옵션을 끌 수 있습니다. 통제가 필요하면 이걸 꺼두세요.
여러 사람에게 자료 배포
수십 명에게 보내야 한다면 일일이 초대하기 번거롭습니다. 이럴 때 링크 공유를 쓰되, 권한은 반드시 뷰어로 두세요.
회사 계정을 쓰신다면 “조직 내 사용자만”이라는 중간 옵션이 있습니다. 같은 도메인 계정으로 로그인한 사람만 볼 수 있어서, 링크가 외부로 새더라도 안전합니다.
공유 폴더 관리 요령
폴더 단위로 관리하세요. 파일마다 개별 설정을 하면 나중에 누가 무엇을 볼 수 있는지 파악이 안 됩니다. 프로젝트별로 폴더를 만들고 폴더에 권한을 주면 훨씬 깔끔합니다.
이름 규칙을 정하세요. 공유 폴더는 여러 사람이 파일을 올리기 때문에 금방 지저분해집니다. “날짜_문서명_작성자” 같은 규칙을 정해두면 찾기 쉽습니다.
정기적으로 점검하세요. 드라이브 왼쪽 메뉴의 공유 문서함에서 나와 공유된 파일을 볼 수 있습니다. 반대로 내가 공유한 것은 각 파일의 공유 설정에서 확인해야 합니다.
알아두면 좋은 점
공유를 중단해도 사본은 남습니다. 상대방이 이미 다운로드했거나 자기 드라이브에 사본을 만들었다면 회수할 수 없습니다. 민감한 자료는 애초에 공유 범위를 좁히는 게 유일한 방법입니다.
소유권은 이전할 수 있습니다. 퇴사하거나 담당이 바뀔 때 파일 소유권을 넘길 수 있습니다. 공유 설정에서 해당 사용자 옆의 권한을 눌러 소유자로 지정하면 됩니다. 이걸 안 하고 계정이 삭제되면 파일이 함께 사라집니다.
휴지통도 확인하세요. 공유 폴더에서 누군가 파일을 지우면 휴지통으로 갑니다. 30일 안에는 복구할 수 있으니, 파일이 없어졌다고 당황하지 마시고 휴지통부터 보세요.
구글 드라이브 공유 설정을 제대로 알아두면 실수로 정보가 새거나 권한이 꼬이는 일을 크게 줄일 수 있습니다. 더 자세한 옵션이나 최신 기능이 궁금하다면 구글 드라이브 공식 고객센터에서 확인해 보세요.