일정을 분명히 등록해 뒀는데 놓치는 경우가 있습니다. 알림이 안 왔거나, 왔는데 못 봤거나, 준비할 시간이 없이 직전에 울렸거나 하는 이유죠.
구글 캘린더 알림 설정을 조금만 손보면 생각보다 훨씬 세밀하고 확실하게 조절할 수 있습니다. 몇 가지만 손보면 훨씬 쓸 만해집니다.
알림은 두 종류입니다
알림(Notification)은 화면에 팝업으로 뜹니다. 스마트폰이면 알림창에, PC면 브라우저 알림으로 나타납니다. 즉시성이 있습니다.
이메일은 메일함으로 옵니다. 놓쳐도 기록이 남는다는 게 장점입니다. 중요한 일정은 둘 다 걸어두면 안전합니다.
여러 개를 걸 수 있습니다
구글 캘린더 알림 설정에서 많은 분들이 모르는 부분입니다. 하나의 일정에 알림을 여러 번 걸 수 있습니다.
예를 들어 중요한 미팅이라면 이렇게 겁니다.
- 하루 전 — 자료 준비하라는 신호
- 1시간 전 — 이동 준비
- 10분 전 — 지금 출발
일정을 만들 때 알림 추가를 누르면 계속 늘릴 수 있습니다. 성격이 다른 시점에 알림을 두는 게 핵심입니다. 10분 전에만 울리면 준비할 시간이 없죠.
구글 캘린더 알림 설정 기본값 바꾸기
매번 구글 캘린더 알림 설정을 새로 하기 번거롭다면 기본값을 바꿔두면 됩니다.
캘린더 설정에서 내 캘린더 항목을 고르면 일정 알림 기본값을 지정할 수 있습니다. 여기서 정해두면 새로 만드는 일정에 자동으로 적용됩니다.
하루 종일 일정(생일, 기념일 등)은 알림 기본값이 따로 있습니다. 이건 전날 저녁쯤으로 맞춰두면 미리 챙길 수 있어 유용합니다.
캘린더를 나눠 쓰기
업무와 개인 일정을 하나에 다 넣으면 지저분해집니다. 캘린더를 여러 개 만들어 색으로 구분하면 훨씬 보기 좋습니다.
더 유용한 건 구글 캘린더 알림 설정을 캘린더별로 다르게 할 수 있다는 점입니다. 업무 캘린더는 알림을 강하게, 개인 캘린더는 약하게 두는 식으로 조절할 수 있습니다.
필요 없을 때는 특정 캘린더만 체크 해제해서 화면에서 숨길 수도 있습니다. 주말에 업무 일정을 안 보이게 하는 것처럼요.
알림이 아예 안 올 때
구글 캘린더 알림 설정을 다 했는데도 알림이 안 온다면 몇 가지를 확인해 보세요.
- 기기의 알림 권한이 켜져 있는지 — 앱 설정에서 알림이 차단되어 있을 수 있습니다
- 방해 금지 모드가 켜져 있는지
- PC라면 브라우저 알림 권한을 허용했는지
- 여러 계정을 쓴다면 일정이 어느 계정에 저장됐는지
마지막 항목이 은근히 흔한 원인입니다. 회사 계정으로 만든 일정인데 폰에는 개인 계정만 연결되어 있으면 알림이 안 옵니다. 그 밖의 경우는 구글 캘린더 고객센터에서 증상별로 해결 방법을 확인할 수 있습니다.
덧붙여
알림을 너무 많이 걸면 오히려 무시하게 됩니다. 하루에 알림이 스무 번 울리면 그중 진짜 중요한 게 뭔지 구분이 안 되죠.
정말 놓치면 안 되는 일정에만 여러 겹으로 걸고, 나머지는 하나면 충분합니다. 메일 알림까지 정리하고 싶다면 구글 검색 연산자를 활용해 원하는 메일을 빠르게 찾아보세요. 알림의 가치는 개수가 아니라 신뢰도에서 나옵니다.
업무에 활용하기
회의 초대 보내기
일정을 만들 때 참석자 칸에 메일 주소를 넣으면 초대장이 발송됩니다. 상대방이 수락하면 내 캘린더에 표시되어 참석 여부를 한눈에 볼 수 있습니다.
같은 조직 계정을 쓴다면 상대방의 빈 시간도 확인할 수 있습니다. 일정 만들기 화면의 시간 찾기 탭에서 참석자들의 일정이 겹쳐 보이니, 모두가 가능한 시간을 고르면 됩니다.
반복 일정 설정
매주 월요일 회의처럼 정기적인 일정은 반복 설정을 쓰면 한 번에 등록됩니다.
수정할 때 주의하세요. 일정을 고치면 이 일정만 바꿀지 이후 모든 일정을 바꿀지 묻습니다. 잘못 선택하면 지난 기록까지 바뀌니 확인하고 누르세요.
할 일과 일정 구분하기
구글 캘린더에는 일정 외에 할 일 항목이 따로 있습니다.
시간이 정해진 약속은 일정으로, 언제든 하면 되는 작업은 할 일로 넣으면 구분이 명확해집니다. 할 일은 완료 체크가 가능하고, 못 끝내면 다음 날로 넘어갑니다.
다른 도구와 연결하기
메일에서 자동 등록. 항공권이나 호텔 예약 메일을 받으면 캘린더에 자동으로 등록됩니다. 같은 계정을 쓸 때만 작동하며, 원하지 않으면 설정에서 끌 수 있습니다.
스마트폰 캘린더와 동기화. 계정을 연결하면 자동으로 동기화됩니다. 일정이 안 보인다면 기기의 캘린더 앱에서 해당 계정이 표시 설정되어 있는지 확인해 보세요.
다른 사람 캘린더 구독. 팀원이 캘린더를 공유해 주면 내 화면에 함께 표시됩니다. 색을 다르게 지정하면 구분하기 쉽습니다.
정리해두면 좋은 습관
일정 제목을 구체적으로. “회의”보다 “3분기 예산 회의 – 회의실 A”가 낫습니다. 나중에 검색할 때도 유용하고, 알림이 왔을 때 무슨 일인지 바로 알 수 있습니다.
장소를 입력하세요. 주소를 넣으면 지도와 연동되어 이동 시간을 고려한 알림이 갑니다. 외부 미팅이 잦다면 특히 유용합니다.
이동 시간을 별도 일정으로. 회의가 2시라면 실제로는 1시 반에 나가야 합니다. 이동 시간을 따로 일정으로 잡아두면 그 시간에 다른 약속이 잡히는 걸 막을 수 있습니다.
결국 구글 캘린더 알림 설정은 한 번 제대로 잡아두면 이후에는 크게 신경 쓸 일이 없습니다. 오늘 소개한 5가지 요령 중 하나만 적용해도 일정을 놓치는 빈도가 눈에 띄게 줄어들 겁니다. 알림 종류 나누기부터 캘린더 분리까지, 본인 업무 패턴에 맞는 조합을 하나씩 찾아 적용해 보세요.