제목마다 글씨 크기를 일일이 키우고 굵게 만들고 계신다면, 워드 스타일 기능 활용법을 몰라서 그런 것일 수 있습니다. 스타일을 쓰면 문서 전체의 제목 서식을 한 번에 관리할 수 있고, 목차도 자동으로 만들 수 있습니다.
목차
스타일이 하는 일
홈 탭 오른쪽에 있는 “제목 1”, “제목 2” 같은 상자들이 스타일입니다. 큰 제목에는 제목 1을, 그 안의 소제목에는 제목 2를 적용하는 식으로 문서의 계층 구조를 만들어 갑니다.
단순히 글씨를 크고 굵게 만드는 것과 다른 점은, 스타일을 적용하면 워드가 “이 부분은 제목이다”라고 인식한다는 것입니다. 이 인식이 목차 자동 생성, 탐색 창 이동 같은 다른 기능의 기반이 됩니다.
적용하는 방법
제목으로 쓸 문장에 커서를 두거나 블록을 선택한 뒤, 원하는 스타일(제목 1, 제목 2 등)을 클릭하면 바로 적용됩니다. 굳이 드래그해서 크기를 조정할 필요가 없습니다.
큰 장 제목에는 제목 1, 그 안의 절 제목에는 제목 2, 더 세부적인 항목에는 제목 3을 쓰는 식으로 단계를 나누시면 됩니다.
자동으로 목차 만들기
스타일을 제대로 적용해 뒀다면 목차는 클릭 몇 번으로 끝납니다. 목차를 넣고 싶은 위치에 커서를 두고, 참조 탭 → 목차 → 자동 목차를 선택하면 됩니다.
제목마다 페이지 번호까지 자동으로 붙어서 나옵니다. 나중에 내용을 추가하거나 삭제해서 페이지가 바뀌어도, 목차를 마우스 오른쪽 클릭하고 “필드 업데이트”를 누르면 최신 상태로 갱신됩니다.
탐색 창으로 빠르게 이동하기
긴 문서라면 스크롤로 원하는 부분을 찾기 번거롭습니다. 보기 탭에서 “탐색 창”을 켜면 왼쪽에 제목 목록이 표시되고, 클릭 한 번으로 해당 위치로 바로 이동할 수 있습니다.
이 기능도 스타일을 제대로 적용해야만 작동합니다. 단순히 글씨만 크게 만든 제목은 탐색 창에 나타나지 않습니다.
스타일 디자인 바꾸기
제목 1의 기본 디자인이 마음에 안 든다면, 원하는 대로 고친 뒤 그 스타일을 마우스 오른쪽 클릭하고 “제목 1 업데이트”를 선택하세요. 이미 적용해 둔 모든 제목 1이 한 번에 새 디자인으로 바뀝니다.
제목마다 일일이 서식을 바꾸는 것보다 이 방법이 훨씬 빠르고, 나중에 통일성도 유지됩니다.
파일 용량도 함께 관리하세요
스타일과 목차를 활용한 긴 문서는 이미지나 표가 많아지면서 용량도 함께 커지는 경우가 많습니다. 비슷한 원리로 파워포인트 용량을 줄이는 방법을 파워포인트 용량 줄이는 네 가지 방법에서 다뤘으니 참고하실 만합니다. 특히 이미지가 많이 들어간 보고서라면 파일이 수십 메가바이트까지 커지기도 하니, 완성 후에는 압축 여부를 한 번씩 확인해보시는 게 좋습니다.
다단계 목록 번호 자동으로 맞추기
제목 1, 제목 2에 각각 번호 매기기 스타일을 연결해두면, “1장 → 1.1절 → 1.1.1항”처럼 문서 전체의 장·절 번호가 자동으로 매겨지고 중간에 순서가 바뀌어도 알아서 다시 정리됩니다. 다단계 목록 버튼을 누른 뒤 “새 다단계 목록 정의”에서 각 수준을 원하는 제목 스타일과 연결해주면 됩니다.
보고서나 논문처럼 번호가 중요한 문서라면 이 설정 하나로 번호를 손으로 고치는 수고를 완전히 없앨 수 있습니다.
워드 스타일 기능 활용법, 공식 도움말도 확인하기
스타일을 새로 만들거나 기존 스타일을 수정하는 자세한 절차는 마이크로소프트의 워드 스타일 사용자 지정 공식 문서를 참고하시면 됩니다. 회사나 학교에서 정해준 서식 규정이 있다면, 그 규정에 맞춰 스타일을 미리 만들어두고 재사용하는 것도 좋은 방법입니다.
자주 묻는 질문
이미 다 쓴 문서인데 스타일을 나중에 적용해도 되나요
가능합니다. 제목처럼 보이는 문장들을 하나씩 선택해서 해당 스타일을 적용해 주시면 됩니다. 문서가 길다면 시간이 좀 걸리지만, 한 번 해두면 이후 목차 생성이나 문서 관리가 훨씬 편해집니다.
목차의 페이지 번호가 실제와 안 맞아요
내용을 수정한 뒤 목차를 업데이트하지 않아서입니다. 목차를 클릭하고 “필드 업데이트”를 눌러야 최신 페이지 번호로 반영됩니다. 문서를 인쇄하거나 제출하기 전에 꼭 한 번 업데이트해 주세요. 참조 탭에서 목차를 클릭하고 “목차 업데이트”를 눌러 페이지 번호만 갱신할지, 전체 목차를 새로 만들지 선택하면 바로 최신 상태로 맞춰집니다.
스타일은 처음 익힐 때만 조금 낯설 뿐, 한 번 손에 익으면 문서 작업 방식 자체가 바뀝니다. 보고서나 매뉴얼처럼 긴 문서를 자주 쓰신다면 꼭 익혀두시길 권합니다.
스타일을 적용하면 글자 색이나 크기를 개별로 바꿀 수 없나요
스타일을 적용한 뒤에도 특정 글자만 따로 굵게 하거나 색을 바꾸는 것은 가능합니다. 다만 그렇게 직접 바꾼 서식은 스타일 디자인을 나중에 통째로 바꿀 때 함께 바뀌지 않으니, 문서 전체에 적용할 서식은 되도록 스타일 자체를 수정하는 방식을 권합니다. 워드 스타일 기능 활용법을 처음 익힐 때는 번거롭게 느껴질 수 있지만, 한 번 익혀두면 이후에 쓰는 모든 문서에서 시간을 크게 아낄 수 있습니다.